原材料作为食品生产的“第一道关口”，其质量安全直接决定了最终食品产品的品质与安全。食品行业小微企业由于规模较小、资源有限、管理体系相对薄弱等特点，在原材料采购和验收环节往往面临诸多挑战。
本文结合食品行业小微企业的实际情况，深入分析原材料采购和验收过程中存在的主要问题，明确关键控制要点，并提供具有可操作性的实施指南，旨在帮助食品生产企业筑牢食品安全防线，提升质量管理水平。
一、原材料采购和验收存在的主要问题
食品行业采购的原材料种类繁杂，主要包括食品原料、食品辅料、食品添加剂、加工助剂、食品生产直接接触性材料、食品外包装材料、洗涤剂、消毒剂等。
食品行业小微企业原材料采购过程常呈现出采购种类多、周期短、采购量控制要求高、储存运输环境要求严格以及部分原材料季节性明显等特点。
这些特点也使得其在采购和验收的质量管理控制方面容易出现以下不足：
供应商管理不规范：未建立系统的原材料供应商评价、选择、绩效监视及再评价机制，供应商的选择和合作在一定程度上依赖主观判断，存在随意性，难以确保供应商持续提供合格原材料的能力。
关键原辅材料控制不严：对食品添加剂等直接影响最终产品安全或质量的关键原辅材料，未采取从严控制的措施，可能导致食品安全风险隐患。
采购信息不完整：采购文件中未明确产品的执行标准、验收要求等关键信息，或相关规定不完善，导致供需双方对产品要求存在认知偏差，影响验收工作的准确性。
原材料查验规定缺失：未制定清晰、可操作的原材料查验规定，使得验收工作缺乏统一标准，易出现漏检、错检等问题。
检验验证记录不完善：检验/验证过程中的记录不完整、不规范，导致原材料质量的可追溯性不足，一旦出现质量问题难以快速定位和处理。
储存运输环境管控不足：对原材料储存和运输等环节的环境条件无明确要求或要求较低，可能导致原材料在流转过程中发生变质、污染等情况。
资质与报告关注不够：对供应商资质文件及第三方检验报告中的质量及安全指标关注不足，未能有效识别供应商及产品的潜在风险。
二、原材料采购和验收控制要点
采用质量管理体系的基本要求和原理对食品小微企业原辅材料采购和验收进行管理，能够帮助企业更加合理、有效地管控采购验收过程及进货查验记录。
结合相关标准要求，原材料采购和验收的关键控制要点如下：
统筹策划管理：企业应对原材料的采购和验收管理进行总体、系统的策划，明确各环节的职责、流程和要求，并按策划方案开展相关管理工作。
供应商动态管控：基于外部供应商提供原材料的质量能力要求，确定供应商的评价、选择、绩效考核及再评价标准，并严格加以实施，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。
供应商能力评估：确保供应商提供的原材料不会对企业稳定交付合格最终产品的能力产生不利影响，从源头规避质量风险。
采购需求明确化：在与供应商沟通前，清晰、充分地确定对供应商的要求，包括产品质量、交付期、服务等方面，避免后续合作中的纠纷。
原材料质量控制：明确各类原材料的质量要求，并按要求实施全过程控制，确保原材料符合生产和食品安全标准。
验收放行记录留存：保留对原材料验收及审批（放行）的完整记录，包括验收合格的证据、授权放行批准人员的可追溯性信息，为质量追溯提供依据。
例外放行风险管控：对于例外放行的特殊情况，应全面评估风险（包括可能的法律法规风险），按企业规范要求在实施前获得批准（适用时需得到顾客批准），并保留标识和记录，确保必要时能追回和更换产品。
三、原材料采购和验收实施指南
1、供方的评价、选择和再评价
（1）采购物资分类
企业应结合自身产品特点，采用分类采购的方式策划原材料采购过程管理。按照原材料对产品质量的影响程度和所占比例，可分为以下几类：
重要原辅料：构成最终产品的主要成分，直接影响最终产品质量或食品安全的原材料，如奶制品中的奶源、肉制品中的猪肉和鸡肉、发酵面制品中的面粉、饮料中的白砂糖、肉制品中的大豆蛋白粉等。
包装材料及其他辅助材料：与食品直接接触的材料、食品外包装材料等，如内包塑料袋、外包纸箱、传送带、利乐包装盒以及洗涤剂、消毒剂等。
食品添加剂：为改善食品色、香、味等品质，以及为防腐和加工工艺的需要而加入食品中的人工合成或者天然物质，如抗氧化剂（BHA、TBHQ）、防腐剂（苯甲酸、山梨酸）、甜味剂（三氯蔗糖、阿巴斯甜）等。
注：不同企业因最终产品不同，其重要原辅料、包装材料及其他辅助材料的分类应根据自身产品特点，结合可能造成的食品安全风险进行确定。
（2）供应商的评价、选择
企业应明确供应商的确定、评价、选择、绩效监控和再评价要求，包括制定供应商评价准则、绩效监视和再评价准则，并严格实施供方的评价和选择。
评价和选择供应商时，应考虑其是否可控及对满足顾客要求和适用法律法规要求能力的潜在影响。
控制的类型和程度取决于供应商提供的过程、产品和服务对最终产品和服务可能造成的影响程度——影响越大，控制程度应越高；同时，控制程度还取决于外部供方的能力——外部供方能力越差，控制程度应越高。
企业根据控制程度的需要，必要时可采用现场评价的方式了解供应商的实际能力。在某些情况下，选择供应商的准则及相关记录可能较为简化，例如企业可对采购产品试用一段时间后，根据试用评价结果决定是否接受该供应商的产品。具体实施方式如下：
针对重要原辅料、包装材料及其他辅助材料、食品添加剂和加工助剂等，可采用不同的评价方法，如对供应商的原材料质量、价格、供货期等进行综合比较和评价，选择合适的供应商，并适当保留相关评价记录。
对首次提供重要原材料的供应商或首次提供新规格原材料的原有供应商，应选择适用的验证方式，如经样品测试和小批量试用合格、验证第三方检验报告、采信同行或顾客推荐意见等，评价通过后方可成为合格供应商，为企业供应原材料。
对顾客指定供应商，应按要求对其进行评价，签订双方或三方协议，明确顾客的责任，定期汇总通报供方产品质量、交货期等绩效；当供应商不能满足要求时，应及时通报顾客并做出调整。
结合对顾客的最终产品使用情况或意见反馈，定期对合格供应商进行跟踪并重新评价，根据评定结果决定保留或取消合格供应商资格。
供应商为企业母公司或由母公司指定时，企业虽不具备选择权力，但应定期收集供应商的资质、产品交货期、使用过程中的质量、售后服务等信息，汇总后报告给上级公司，作为上级公司评价的依据。
2.采购文件与采购实施
采购文件是企业向供应商提出采购需求和要求的正式信息，可包括采购合同、采购计划、定货单等，主要表现形式可为文本、电子邮件、电话记录等。
（1）重要原材料供应商协作
对重要原材料供应商，应考虑建立互利共赢的协作关系，采购文件中有关原材料的信息应明确、具体，主要包括：
对供应产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范）；
对供应产品的验收要求；
其他要求，如价格、数量、交付期等。
（2）临时采购
当出现所有批准的合格供应商不能完全满足采购文件要求等特殊情况，需在合格供应商以外进行原材料临时采购时，可采取以下措施：
收集获取供应商的资质证明、产品质量合格证明、第三方检验报告、质量协议等证据，经授权人员批准后进行采购；
对临时采购原材料的使用作好标识或记录，确保必要时可以追回。
特别提醒：企业不应将原材料临时采购常态化，不能以此替代对供应商选择、评价的正常管理和对正常采购程序的执行。
3、采购原材料的验收
（1）验收要求
企业应确定采购原材料的验收要求，通常包括验收项目/要求、方法、合格判定等规定。
由于小微企业验收验证途径和方式具有灵活多样的特点，其验收要求和实施可在风险可控且对后续加工产品符合性影响不大时，适当简化验收流程和记录。
常见的验收要求可表现为有效的国家或行业标准、双方确认的技术规范、图样或标准样品等。验收规范应明确抽样方案，并严格执行。
（2）检验/验证方式
对采购原材料进行验收的主要方式包括：
入厂检验/验证：在企业内部对采购的原材料进行检验/验证；
供应商处验证：在供应商的现场检验/验证所订购的产品，应根据采购原材料的重要性及数量，决定验证的方式和程度，例如检查、检验或测试；若供应商已建立食品安全管理体系并通过第三方认证，可适当简化检验/验证过程。
（3）原材料产品放行
按制定的验收要求，实施检验和（或）验证活动，并保留相应证据。
具体可采取：
验证原材料的感官指标（尺寸、颜色等）、理化指标（脂肪含量、盐含量、pH 值或营养成分含量等）、食品安全指标（污染物限量、真菌毒素限量、微生物限量、食品添加剂等）；
验证供应商/生产商的食品生产/经营许可证、产品检验报告、产品质量证明书、第三方检验报告等方式。
检验可采取全检、抽样检验（简单随机抽样、系统抽样和分层抽样等）的方式，并根据供应商供货产品符合性等信息，对抽样量进行适宜调整；
标识产品检验状态（如待检、合格、不合格等），采购原材料需按要求检验和（或）验证合格后方可放行。
对于例外放行，应考虑对后续加工产品质量的影响程度，严格执行策划的控制准则和措施；
对于重要原材料，不宜实施例外放行。
明确批准产品放行人员的授权，确保放行决策的规范性和责任可追溯。
对容易产生混淆和有追溯性要求的产品予以标注/标识，如标注产品名称、分类存放、批号/生产日期、来源、数量等信息。
（4）监控和测量设备管理
对用于检验的监控和测量仪器设备，应按要求委外检定/校准或自校准（具备能力时），确保设备使用的可靠性，保障检验结果的准确性。
四、原材料采购和验收过程的持续改进
持续改进是提升原材料采购和验收管理水平的关键环节，企业应定期对采购验收过程进行回顾和评估，具体可从以下方面开展：
1、供应商管理评估
采购原材料的重要程度划分是否明确、适宜；
供应商评价选择、评价和再评价的要求是否制定、合理；
抽查评价、选择和再评价实施情况：若有新增供应商，分类抽查对重要原辅料供应商、包装材料及其他辅助材料、食品添加剂的评价选择是否适宜、符合要求；
对合格供应商的再评价：分类抽查对重要原辅料供应商、包装材料及其他辅助材料、食品添加剂供应商的重新评价方式及实施是否符合要求；
若存在顾客指定供方，对其选择、评价是否合理、适宜并保留证据；
若供应商为企业母公司或由母公司指定时，是否收集资质（且资质在有效期内）、产品交货期、使用过程中的质量、售后服务等信息，并按要求定期反馈报告。
2、采购文件与实施评估
分类抽查重要原辅料、包装材料及其他辅助材料、食品添加剂等的采购文件，确认是否在合格供应商处采购，是否明确采购、验收、交付等要求；
对重要原辅料、包装材料及其他辅助材料、食品添加剂等供方是否签订了质量协议、技术协议、售后服务协议等有约束力的文件，或双方主要责任人员是否有口头协议、承诺书等；
对于临时性采购规定的控制方法是否适宜、可行；如发生重要原材料临时采购情形，是否保持了对供方资质、产品质量、业绩、合格证明的调查等证据，审批是否符合要求；是否对临时采购原材料的使用作好标识或记录，确保必要时可以追回。
3、验收要求评估
采购原材料的验收要求是否明确，对验收项目、要求、方法、合格判定等规定是否适宜。
4、采购原材料验证评估
采购原材料验证方式、要求是否明确？
检验/验证的资源（如人员、设备设施、监控和测量资源、方法、检验规范等）是否满足要求，批准放行产品的人员是否授权；
具体实施采用的验证供方/或生产方合格证明文件（如营业执照、食品生产许可证、食品安全管理体系认证证书、出厂检验报告、第三方检验报告等）、样品比对、检验或测试等方式，是否符合企业规定的验收要求？
检验/验证记录是否完整、检验项目是否齐全、抽样是否满足抽样方案要求，在有可追溯要求时是否满足要求？
当需要在供方现场实施验证时，是否在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法等要求？实施是否符合要求；
观察检验状态标识、产品标识（易混淆时）是否清楚、适宜；
对于例外放行的情况，是否满足企业策划的要求，例外放行的风险认识/识别是否充分，有无发生违反规定的例外放行，有关例外放行的审批、标识、可追溯性是否符合要求，确保追回和更换等措施是否适宜？
5、绩效评价
主要关注原材料控制效果，是否满足生产需求，有无发生由于原材料采购、验收等控制不到位导致的产品不合格情况；
检验过程目标的完成是否达到预期；
在未达成预期时的纠正/纠正措施及改进是否适宜。
通过绩效评价，及时发现问题、分析原因并采取有效改进措施，持续提升原材料采购和验收管理的有效性和效率。
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