体系，是目前大多数企业普遍采用的一种管理模式，是企业为实现其目标而建立并努力实施的一套管理要求。
体系审核不论是外审还是内审，都是对企业管理进行诊断并推进持续改进的一种手段，是促进企业实现目标的一种有效工具。而体系审核所开具的不符合项（通常称为审核问题）就是企业需要改进的要点。如何确保不符合项的有效整改是提升体系运行有效性的关键。
本文就体系审核不符合项整改的内涵及思路进行探讨，并提出具体方法工具，为企业进一步深入理解、开展不符合项整改提供参考。
一、不符合项整改存在的主要问题
不符合项整改的重要性大家都清楚，但因为种种原因，部分责任部门普遍存在不符合项整改生搬硬套、流于形式、整改不到位、效果不理想等问题，主要表现在：
1.对不符合项没有正确理解
因为审核属于抽样的过程，审核员对不符合项的描述基于样本的审核发现，部分迎审单位在接受不符合项整改单的第一时间，没有及时与审核员沟通并确认不符合事实（也有部分审核员对问题描述不够精准），导致对不符合项的理解存在偏差，对问题的定位不准确。
而在整改过程中，一般都会将问题整改分解到相关部门或岗位，但是不同部门的人员对体系理解、对整改要求的理解都不一致，进而造成整改思路和措施五花八门。
2.不能立即纠正的，未及时制定整改计划
不是所有不符合项都能立查立改。企业对于不能立查立改的问题，没有及时制定整改计划，未明确整改责任人、整改措施、时间节点等。
特别是对于审核发现的一些隐患，在进行整改前还要制定、实施临时风险管控措施，以防范事故发生。
3.只“纠正”，没有原因分析
部分责任部门针对问题只进行点对点的“纠正”，不清楚“纠正措施”的定义和作用，只对问题现象进行了整改，忽视了对问题的原因分析与改进，导致问题重复发生。
4.原因分析不到位，整改措施无效
对问题发生的管理原因、技术原因分析不深入，蜻蜒点水浮于表面，简单的将不符合产生的原因归结为能力不足、责任心不强等，整改措施往往归咎为“人员培训”“加强检查考核”等。
没有对不符合事实进行全面、系统地分析，找不准不符合的原因，更无法针对问题原因进行策划和落实整改措施。
5.举一反三不到位
受审核方举一反三检查不到位，主要表现在两个方面：
一是对问题只是一对一整改，没有关注同类型问题是否需要整改；
二是没有针对整个受审核方实施举一反三，仅针对发现不符合项的部门进行了排查。
以上导致问题验证或复审过程，同类型问题在本部门或其他部门重复发生。
二、不符合项定义与整改的必要性
根据GB/T19000-2016《质量管理体系 基础和术语》的定义，不合格/不符合就是未满足要求。从定义看，“不合格”和“不符合”的内涵是一样的，但日常工作中，不合格品通常是针对产品而言，指产品某一质量特性没有满足要求；不符合项通常是针对管理体系活动，指某一活动或其结果没有满足要求。
管理体系重视“持续改进”，而不符合项整改就是体系审核给企业出具的体检报告，它明确地指出了企业存在的问题，所以不符合项整改是促进企业持续改进的重要手段之一。
三、不符合项整改思路
一般而言，不符合项整改包括：整改策划、不符合项纠正、原因分析、实施整改措施、进行举一反三、跟踪验证以及持续改进等活动，具体工作流程如下图所示：
1.不符合项整改策划（P）
不符合项整改策划就是要明确如何有效完成不符合项整改，至少应包括以下几项内容：
（1）明确责任。首先应对问题性质进行初步分析，根据职责确定问题整改的责任部门，避免整改过程中因职责交叉出现推诿扯皮现象，影响整改质量和进度。
（2）明确要求。根据问题性质，确定纠正、举一反三、纠正措施。根据分析结果对整改的时限、方式、标准等方面提出明确的要求，确保不符合项整改的效果。
（3）制定计划。根据分析，明确不符合项整改的具体要求、责任部门/人员、整改完成期限、实际完成时间、整改验证等。应明确由谁执行，在哪执行，何时完成，具体如何完成。
（4）统筹培训。根据分析结果，不符合项整改过程中如需开展培训，应从企业层面统筹组织开展培训，把不符合项培训作为一次提升意识和技能的机会。
2.不符合项整改的实施（D）
（1）纠正
纠正是为消除已发现的不合格所采取的措施，即“头疼医头，脚疼医脚” “就事论事”。注意：纠正是为了减少或消除不符合项对产品和服务的不利影响，不能为了纠正而纠正，通常需要注意以下几种情况：
a) 如下问题只需纠正，不必采取纠正措施：
属于孤立性、偶然性问题；
目前在技术上、经济上不具备彻底整改条件等。
b) 如下问题只采取纠正措施，不需要纠正：
已经无法纠正的问题，如以前的记录问题；
属于系统性问题等。
c) 如下问题既要纠正，还要采取纠正措施：
可以纠正，而且又能够在技术上、经济上具备彻底整改条件的系统性问题。
d) 不具备纠正条件，或整改期内不符合项暂时不具备纠正条件的，可制定并落实整改计划，在后续工作过程中进行纠正并在下次审核时进行验证。
（2）原因分析
不符合项产生的原因分析是否正确、是否是根本原因，对不符合项整改起决定性作用，直接影响不符合项整改工作的成效。
只有正确分析出不符合项产生的根本原因，才能有的放矢采取纠正措施，避免不符合项的重复发生。
在进行问题原因分析过程中，通常采用PDCA-OPPT或“五个回归”方法工具进行溯源分析，也可采用头脑风暴法、现场调查、鱼刺图、5Why方法、RCA分析法、6σ分析等质量工具进行深入分析。
原因分析最关键的要求是“实事求是”，不能为了面子掩盖问题的根本原因，也不能简单归结为人员意识不强。原因分析应透彻、客观、全面，以找出产生不合格的根源，对症下药。不能为了“面子”而失了“里子”，否则就得不偿失了。
（3）纠正措施
纠正措施是为消除不合格的原因并防止再发生所采取的措施，即针对问题原因的对症下药、亡羊补牢的治本行为。根据问题原因分析，对于需要落实纠正措施的问题，在执行过程中应关注以下几点：
纠正措施应与原因分析一一对应，有几条原因，建议就有几个方面对应的纠正措施；
纠正措施应具体明确、可操作、可查验；
对于纠正措施暂时无法完成的，需制订纠正措施计划并予以实施，下次现场审核予以验证。
（4）举一反三
审核是一个抽样过程，问题可能仅局限于某一点或某一处，针对普遍性的问题，责任部门应举一反三，查找是否存在类似问题。需要注意的是，举一反三不能仅仅局限于问题发生部门。
3.不符合项整改验证（C）
责任部门完成不符合项整改后，验证部门应组织开展不符合项整改的验证工作。验证可通过现场实物查看、现场记录查看、确认整改资料等方式实施。
主要检查不符合项整改工作实施计划落实情况：
是否进行了纠正、不符合的原因分析是否正确、是否针对原因制定了纠正措施、纠正措施是否落实并可避免类似问题再发生；
纠正措施计划的适宜性；举一反三是否到位等。
对于整改无效的要继续进行分析，进入下一个整改循环。
4.持续改进（A）
持续改进主要是用于判断并验证所确定和实施的纠正措施在解决此类问题方面是否持续有效，并不断改进管理的有效性。
一方面，对不符合项的纠正措施保持跟踪，验证这些措施是否达到预期的效果；
另一方面，更重要的是将不符合项整改过程中的一些好的经验和做法标准化，写入制度和文件，以不断提升企业的管理水平，这是整个不符合项整改过程中最重要的一环。
综上所述，不符合项整改的有效性，需充分发挥领导作用，营造人人重视、人人参与不符合项整改的氛围，遵循PDCA循环基本原理，通过自上而下、由表及里、由浅入深、由作业到管理，逐层推进，才能有效避免问题再次发生，从而达到预期改进效果，最终实现管理提升，提高企业整改运行风险的管控能力。
